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Evento corporativo em auditório: 5 cuidados para atingir o sucesso

Evento corporativo em auditório: 5 cuidados para atingir o sucesso

Detalhes de eventos corporativos realizados em auditórios merecem a devida atenção para que sejam um sucesso — saiba quais são agora!

Eventos corporativos costumam ter peculiaridades na maneira como são organizados quando comparados a outros tipos de evento. Isso significa que um evento corporativo necessita de atenção a detalhes em âmbitos e níveis diferentes, especialmente quando se tratam daqueles de grande porte, que precisam ser realizados em algum tipo de auditório. Para te ajudar a alcançar o sucesso desejado, a Apollo Solutions listou os 5 principais itens aos quais todo organizador deve dar plena atenção na hora de realizar um evento corporativo. Acompanhe!


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Dar atenção ao formato do auditório/disposição das cadeiras

Que existem diversos tipos de auditórios, e maneiras diferentes de disposições de cadeiras, você já deve saber. Agora, qual diferença eles fazem? Sabia que cada tipo específico de evento se adequa melhor a um ou outro formato de auditório? Além disso, a maneira como as cadeiras são dispostas também pode interferir na experiência por parte dos espectadores.

Basicamente, a disposição das cadeiras pode ser a seguinte:

Auditório (cadeiras comuns): mais indicado para palestras e eventos maiores, onde não é necessária uma interação tão próxima e imediata entre atração e público. O foco é todo no palestrante/atração.

Auditório (cadeiras com braços): mesmo propósito do evento anterior, mas com a possibilidade dos participantes usarem os braços das cadeiras para fazer anotações.

Mesas redondas: cercadas por cadeiras, é ideal para que os grupos interajam dentro de si, como em treinamentos, por exemplo.

Cadeiras escolares: dispostas como em uma escola, é indicada para palestras ou treinamentos, realizados para um número menor de pessoas. Permite a utilização de cadernos para anotações, notebooks ou tablets.

Cadeiras/mesas em formato de espinha de peixe: cadeiras e mesas são dispostas na diagonal, em direção ao centro. Torna mais fácil a interação entre público e palestrante, treinador, etc.

Cadeiras/Mesas em formato de U: também é indicada para treinamentos e dinâmicas, permitindo uma interação mais próxima entre o palestrante e os participantes — inclusive, entre os participantes em si.

A escolha do local

O local que vai receber seu evento corporativo deve ser pensado com muita atenção. Em primeiro lugar, deve-se levar em conta o porte do evento — quanto maior, maior deve ser o espaço que vai o acomodar. Além disso, há de se analisar outras necessidades, como: banheiros, espaço para recepção e coffee break.

Também é preciso observar se o local tem a oferecer toda a infraestrutura necessária, desde a parte elétrica, até a acústica e de iluminação. Tamanho de palco, conforto e tipo de cadeiras também são itens importantes a serem levados em conta.

A data e o horário são muito importantes

Leve em consideração também o dia e o horário em que será realizado o seu evento. Para isso, considere o tipo e o perfil do público, bem como o evento que será realizado. Por exemplo: um evento destinado a trabalhadores deve ser realizado em um horário contrário ao que geralmente eles se encontram trabalhando.

Já empresários costumam ter uma flexibilidade maior. Inclusive, deve-se levar em conta se o evento será realizado em dias de semana ou fins de semana. Uma pesquisa prévia com seu público pode definir essa preferência — desde que essa demanda se encaixe com a agenda dos profissionais que participarão do evento.

Os equipamentos corretos

Outra parte fundamental para o sucesso do evento é a escolha dos equipamentos e da equipe que irá manuseá-lo. Nesse sentido, contar com especialistas no assunto é imprescindível. Uma sugestão de pessoal capacitado, que sabe exatamente com que tipo de equipamento lidar, de acordo com a necessidade, é a Apollo Solutions.

A equipe faz uma avaliação do local e analisa se serão necessárias 4 ou 8 caixas de som, por exemplo. Também é de sua responsabilidade avaliar o tamanho da tela, proporcional ao tamanho do espaço.

O projetor é sempre adequado à luminosidade da sala e à necessidade de resolução. Além de atender as demandas corretas, a empresa conta com equipamentos de última geração. Desde a parte de iluminação, até a captação de imagens e parte de sonorização.

Realizar um checklist

O checklist é imprescindível para ter certeza de que todas as necessidades foram supridas, o que há disponível, e o que ainda será necessário providenciar para o evento. A lista deve ser providenciada com bastante antecedência, para que qualquer eventual imprevisto tenha tempo hábil para ser corrigido.

Portanto, mantenha-se atento a esses detalhes e seu evento corporativo será realizado com sucesso. Assim, não só o evento, bem como sua organização, serão aplaudidos de pé por um auditório completamente tomado.

*Texto produzido e otimizado pela Mídia.Crawl.


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